25 Jan Haben Sie die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf der (Stech)uhr? Mit uns geht’s auch digital!

Bereits am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Unternehmen in der EU die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter:innen erfassen müssen. Am 13. September 2022 schaffte dann auch auf nationaler Ebene das Bundesarbeitsgericht (BAG) Tatsachen und bestätigte in seinem Urteil die verpflichtende Arbeitszeiterfassung deutscher Unternehmen.

Schluss mit Stundenzetteln?

Wie die Arbeitszeit formmäßig zu erfassen ist, dazu gibt es noch keine klare Regelung. Noch kann sie auch handschriftlich erfolgen. Im ersten Quartal dieses Jahres soll laut Bundesministerium für Arbeit und Soziales „ein praxistauglicher Vorschlag für die Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz“ erfolgen; damit werden die digitalen Möglichkeiten zur Zeiterfassung in den Blick genommen.

Dass digitale Arbeitszeiterfassungssysteme verlässlich und objektiv sind und damit für mehr Rechtssicherheit sorgen, ist wohl unumstritten. Zudem sparen automatische, reibungslose Abläufe vom Anmelden an der Kasse bis in die Lohnbuchhaltung viel Zeit.

Die Vorteile digitaler und automatisierter Zeiterfassungssysteme liegen auf der Hand – sowohl für das Unternehmen als auch für Arbeitnehmer:innen: Zum einen werden zum Schutz der Arbeitnehmer:innen geleistete Stunden, Überstunden und Pausenzeiten besser kontrolliert und überwacht. Zum anderen ist Arbeitszeit auch Geld und ungenaue Zeiterfassungen Pi mal Daumen erhöhen Ihre Kosten als Arbeitgeber:in unter Umständen enorm.

Wie regeln Sie die Arbeitszeiterfassung Ihres Personals in Ihren Filialen? Nutzen Sie bereits all unsere Funktionen und Prozesse?

Sekundengenaue Arbeitszeiterfassung mit unseren BackShop-Kassen

Wenn sich Ihr Filialpersonal morgens an den BackShop-Kassen, zum Beispiel mit Personalkarte oder einer PIN, anmeldet, wird automatisch die Arbeitszeiterfassung mitgestartet. Das Abmelden an der Kasse beendet die Arbeitszeit. Auch Pausenzeiten können über die BackShop-Kasse erfasst werden.

Um die gesetzlichen Mindestpausenzeiten zu regeln, gibt es an der Kasse die Möglichkeit, diese voreinzustellen. So können Sie in den Kasseneinstellungen bis zu vier automatische Mindestpausenzeiten definieren, die einen zeitlichen Umfang von 15 oder 30 Minuten jeweils haben und via Kassenmeldung ausgewählt werden können. Hat sich Ihr:e Mitarbeiter:in zur Pause an der Kasse abgemeldet, kann diese nicht vorzeitig beendet werden. Die Pause endet dann automatisch nach Ablauf der gewählten Minuten.

Zudem können Ihre Mitarbeitenden Einblick in die gespeicherten persönlichen Arbeits- und Pausenzeiten nehmen, sowohl täglich als auch wöchentlich und monatlich. Auch ein Ausdruck der Zeiten ist selbstverständlich möglich.

Die automatisch erfassten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden können dann an BackPro oder an ein Zeitwirtschaftssystem (PEP-System) übergeben werden.

 Auswertung oder Nachbearbeitung in BackPro

Die volle Kontrolle und vor allem die Möglichkeit der Bearbeitung haben Sie mit unserer Funktion der Kassenmitarbeiterzeiten. In Samuelson BackPro können Sie damit die Arbeitszeiten und Pausenzeiten Ihrer Kassenmitarbeiter:innen von den Kassen importieren, bearbeiten und auswerten. Vorteil: Sie haben die Personalstammdaten bereits im BackPro-System und müssen hier nichts erneut einrichten oder doppelt pflegen.

Und was ist, wenn sich jemand vergessen hat, an der Kasse zur Pause oder am Tagesende abzumelden? Die an der BackShop-Kasse erfassten Arbeitszeiten können Sie problemlos in BackPro je Filiale und je Mitarbeiter kontrollieren und korrigieren.

Übergabe an PEP-Systeme und die Lohnbuchhaltung

Ob Arbeitszeiterfassung oder Personaleinsatzplanung, Personalverwaltung und Dienstpläne – wir binden per Schnittstelle diverse Personalwirtschaftssysteme an unsere Branchenlösung an und sorgen so für eine lückenlose Aufzeichnung und Verarbeitung der Daten bis in die Lohnbuchhaltung.

Dabei können die Kassen-Daten, wie Personaleinsatzzeiten und auch Umsatzdaten je Stunde, sogar in Echtzeit oder einmal am Tag von den BackShop-Kassen über BackPro an das angebundene PEP-System übergeben werden – das hängt vom jeweiligen PEP-System ab. Samuelson BackPro steht hier als zentrales System, welches alle Daten von den einzelnen Kassen via Synchronisation erhält und gebündelt an das Personalmanagement-System weitergibt.

Mit unseren Lösungen sind Sie also schon längst gesetzeskonform richtig gut aufgestellt.

Sie haben Fragen oder möchten unsere Funktionen zur Arbeitszeiterfassung vollumfänglich kennenlernen? Kommen Sie gern auf uns zu unter: vertrieb@samuelson.de

Quellen: Bundesministerium für Arbeit und Soziales: https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Arbeitszeitschutz/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html