23 Sep. Rückblick Webinar: Mitarbeiterdiebstahl in der Bäckereifiliale bleibt ein Thema mit hoher Relevanz

Der Schaden durch Mitarbeiterdiebstahl im Bäckerhandwerk liegt Schätzungen zufolge zwischen 2,5 und 3 Prozent (Quelle: Back Journal – Heiko Klages, 2021). Zugleich zeigt die EHI-Studie, dass die Inventurdifferenzen im Einzelhandel von 2024 auf 2025 um rund 3 Prozent gestiegen sind – stärker als die Inflation im gleichen Zeitraum.

Das Thema ist und bleibt wichtig. Dabei geht es nicht nur darum, einen Diebstahl im Nachhinein aufzudecken. Gute Schulungen, klare Abläufe und geschlossene Schlupflöcher helfen ebenso dabei, ehrliche Mitarbeitende zu schützen und langfristig im Unternehmen zu halten.

Nicht zuletzt aus diesem Grund haben wir mit dem Back Journal dieses Thema in einem Webinar tiefer beleuchtet.

Warum passiert Mitarbeiterdiebstahl?

Gelegenheit macht Diebe – und die Kreativität, die manche dabei entwickeln, ist mitunter erstaunlich. Manchmal steckt akute Geldnot dahinter, etwa wenn Versicherungen fällig werden, ein Urlaub ansteht oder Weihnachten vor der Tür steht. Dann findet der eine oder andere Euro nicht den Weg in die Kasse, sondern in die eigene Tasche. Aber auch Unzufriedenheit, fehlende Loyalität oder die Dynamik im Team können die Hemmschwelle senken.

Wie schnell problematisches Verhalten zur vermeintlichen Normalität werden kann, zeigt ein Beispiel aus der Praxis: In einer Bäckereifiliale musste ein komplettes Filialteam ausgetauscht werden. Im Gespräch mit einer noch recht neuen Mitarbeiterin fiel der Satz: „Na, das machen doch alle hier. Mir wurde gesagt, das ist eingepreist.“

Woran erkennt man Mitarbeiterdiebstahl?

Verdächtig wirkt nicht automatisch derjenige, dem man es auf den ersten Blick zutrauen würde. Im Gegenteil: Oft sind es gerade die scheinbar besonders zuverlässigen Kräfte, die immer einspringen oder überdurchschnittlich gut verkaufen. Sätze wie „Für den oder die lege ich meine Hand ins Feuer“ hört man deshalb häufig. Doch Diebstahl steht niemandem ins Gesicht geschrieben.

Deshalb gilt: Zahlen schlagen Bauchgefühl. Wenn ein Verdacht entsteht, lohnt sich der genaue Blick in die Auswertungen. Genau hier unterstützt BackBI mit drei Berichten, die Auffälligkeiten sichtbar machen und zugleich wertvolle Ansatzpunkte für Schulungen liefern.

Der Stornobericht hilft dabei, Bon-Stornos genauer unter die Lupe zu nehmen. Die Methode ist simpel: Der Verkauf läuft für den Kunden ganz normal ab. Erst nachdem er die Filiale verlassen hat – oder später bei der Kassenabrechnung – wird der Bon storniert und das Geld entnommen. Der Bericht zeigt, in welcher Filiale und zu welchen Zeiten ungewöhnlich viele Stornos auftreten – und welche Mitarbeitenden besonders viele Bons stornieren. Kassenstürze lassen sich dadurch gezielt einsetzen. Statt auf Verdacht überall zu kontrollieren, erkennt die Bezirksleitung vorab, wo genauer hingeschaut werden sollte.

Der Mitarbeiterspezialbericht geht noch einen Schritt weiter. Er macht sichtbar, ob die Kassenschublade unsachgemäß geöffnet wird, wie lange einzelne Kassiervorgänge dauern und wie viel Zeit zwischen zwei Vorgängen bei geöffneter Kassenlade vergeht.

Solche Auffälligkeiten sind nicht automatisch ein Beweis für Diebstahl. Sie können ebenso auf Unsicherheit oder fehlende Routine an der Kasse hinweisen. Dank der Filter lässt sich gezielt das Gespräch suchen: Wo besteht Schulungsbedarf, wo muss ein Ablauf noch einmal erklärt werden? Schließlich geht es nicht darum, Mitarbeitende vorschnell unter Verdacht zu stellen, sondern sie zu halten und sicher in ihren Aufgaben zu machen.

Ein wichtiger Praxistipp: Nehmen Sie sich bei der Einstellung neuer Mitarbeitender Zeit. Gehen Sie bei der Vertragsunterzeichnung gemeinsam die Kassieranweisung durch und zeigen Sie offen, welche Vorgänge im System nachvollziehbar sind. Das schafft Klarheit – und wirkt oft schon präventiv.

Der Bericht „Filialdifferenzen“ richtet den Blick auf den Warenschwund. Denn nicht nur Bargeld verschwindet: Auch Backwaren, Handelsware oder Zutaten, die sich zu Hause gut gebrauchen lassen, werden mitgenommen. Hinzu kommt das sogenannte „Sweethearting“, bei dem Freunde oder Bekannte Waren kostenlos oder vergünstigt erhalten.

Der Bericht zeigt schnell, in welcher Filiale Differenzen entstanden sind und welche Produkte betroffen sind. Besonders hilfreich sind Rezepturauflösungen: Bei Kaffeegetränken kann beispielsweise filialgenau hinterlegt werden, wie viele Kaffeebohnen laut Verkauf verbraucht worden sein müssten. Weicht der tatsächliche Bestand deutlich davon ab, wird eine Fehlmenge sichtbar.

In solchen Fällen helfen Miniinventuren: Es muss nicht immer die komplette Filiale gezählt werden. Oft reicht es, gezielt einzelne Warengruppen oder auffällige Produkte zu prüfen.

Auch Taschenkontrollen durch die Bezirksleitung können mithilfe der Auswertung gezielter erfolgen. Niemand möchte abends im Dunkeln vor der Filiale stehen und einem ehrlichen Mitarbeitenden in die Tasche schauen. Und die Bezirksleitung versteht sich schließlich in erster Linie als Motivator des Teams – nicht als Buhmann. Je genauer die Daten, desto seltener sind pauschale Kontrollen nötig.

Mit diesen drei Berichten lässt sich das Thema schnell und visuell greifbar machen. Die Auswertungen werden laufend erweitert, damit Betriebe noch mehr Transparenz gewinnen und nicht erst reagieren müssen, wenn bereits ein größerer Schaden entstanden ist.

Stempeln Sie noch oder ist die Kundenkarte bereits digital?

Auch bei Kundenkarten gibt es ganz einfache Betrugswege. Eine Brotkarte ist schnell vollgestempelt und das Abendbrot gesichert. Oder ein Freund steht vor der Theke, bestellt ein Heißgetränk – und erhält kurzerhand die fehlenden zehn Stempel für ein Gratisgetränk.

Digitale Stempel erschweren diesen Missbrauch. Kundinnen und Kunden behalten ihren Punktestand im Blick, während das Unternehmen die Vorgänge auswerten kann. Ganz ausgeschlossen ist Manipulation damit allerdings nicht: Legt ein Kunde keine Karte vor, könnten Punkte auf dem eigenen Kundenkonto gesammelt werden. Über auffällige Buchungsmuster lässt sich auch das erkennen.

Deshalb gilt außerdem: Augen auf bei allem, was an der Kasse liegt. Kundenkarten haben dort nichts zu suchen; ein aufgeräumter Kassenplatz nimmt weitere Gelegenheiten aus dem Spiel.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

Mitarbeiterverzehr, Umlagerungen und Bruch gehören zum Alltag – entscheidend ist, dass sie sauber dokumentiert werden. Dafür gibt es BackConnect. Das Tool ermöglicht nicht nur die Erfassung, sondern auch die Einsicht: Noch vor dem Filialbesuch kann die Bezirksleitung prüfen, ob alle Vorgänge korrekt gebucht wurden und wo Rückfragen sinnvoll sind.

Wie vermeidet man Mitarbeiterdiebstahl? – Schlupflöcher schließen.

Am wirksamsten ist es, Gelegenheiten von vornherein zu reduzieren. Wo wenig Bargeld hinter die Theke gelangt, sinkt auch das Risiko. Technik kann dabei helfen: Glory-Bezahlautomaten, SB-Terminals oder die Kunden-App sorgen dafür, dass Mitarbeitende möglichst wenig direkten Kontakt mit Bargeld haben.

Ebenso wichtig sind klare Regeln: Wie läuft ein Bon-Storno ab? Wie werden Warenbewegungen dokumentiert? Was ist bei Bruch oder Eigenverzehr zu tun? Wenn diese Prozesse verständlich sind und konsequent gelebt werden, entsteht eine klare Botschaft: Diebstahl lohnt sich nicht – und ehrliches Arbeiten wird einfacher.

Ein gutes Praxisbeispiel kommt aus der Ausbildung: Manche Bäckereien bieten ihren Azubis Schulungen zum Umgang mit Geld an – ganz lebensnah unter der Überschrift „Wie komme ich mit meinem Azubigehalt über die Runden?“. Denn manchmal sind es nicht große kriminelle Pläne, sondern kleine finanzielle Fehlentscheidungen, etwa ein weiterer Handyvertrag, die den Druck erhöhen. Wer früh unterstützt, kann verhindern, dass daraus irgendwann der Griff in die Kasse wird.