25 Jan Datenmüll vermeiden durch optimierte Datenpflege

Datenverarbeitung braucht Zeit. Wie viel Zeit BackPro für verschiedene Prozesse benötigt, können Sie mitunter positiv beeinflussen – durch optimierte Datenpflege. Denn dadurch müssen deutlich weniger Daten verarbeitet werden und das macht die Systeme schneller. Das betrifft Ladezeiten im WebShop oder die Kassennutzung oder auch den Kassenexport.

Welche Optimierungen es für die Geschwindigkeit Ihrer Systeme unter anderen geben kann, haben wir hier auszugsweise für Sie zusammengetragen.

1. Regelmäßiges Aufräumen: Achten Sie darauf, dass Sie Ihre nicht (mehr) verwendeten Datensätze löschen oder archivieren. Andernfalls sammeln sich im Laufe der Zeit zu viele Daten an, die ungenutzt sind, aber immer wieder mit geladen werden müssen. Dazu gehören zum Beispiel in der Kachelpflege kopierte Seiten und Folien, die nicht (mehr) benötigt werden. Löschen Sie diese, um den Datenmüll zu reduzieren.
2. Sinnvolle Gruppierungen: In BackPro können Sie Artikel, Debitoren oder Kreditoren bündeln, indem Sie sie nach verschiedenen Kriterien gruppieren: Dazu gehören beispielsweise Debitorenkreise und Debitorengruppen ebenso wie die Gruppierung von Artikeln in Artikelsortimente. In den verschiedensten Prozessen in BackPro werden diese Gruppierungen dann für die Zuordnung verwendet. Damit schaffen Sie Struktur und sparen Zeit bei der Einrichtung. Wichtig ist jedoch, dass die Gruppierungen sinnvoll eingerichtet werden. Andernfalls kann es zu riesigen unnötigen Datenmengen kommen. Beispiel: Ein Debitorenkreis sollte niemals alle Filialen enthalten, denn dafür gibt es die Zuordnung „Alle Filialen“. In den einzelnen Debitorenkreisen sollten nur spezifische Filialen mit bestimmten/gleichen Eigenschaften gruppiert sein. Denn beim Export eines Debitorenkreises werden die Daten pro Filiale exportiert. Das bedeutet, jede einzelne Filiale in diesem Debitorenkreis ist jeweils ein Datensatz. Im Gegensatz dazu kommt bei der Zuordnung zu „Alle Filialen“ nur ein Datensatz heraus.
3. Optimale Stammdateneinrichtung: Achten Sie auf eine korrekte und optimale Einrichtung Ihrer Stammdaten. Welche Artikel sind Verkaufsartikel für die Kassen, welche nicht? Definieren Sie diese Eigenschaften korrekt am Artikelstamm, um einen unnötigen Export von Artikeln, die an der Kasse nicht benötigt werden, zu vermeiden. Das bedeutet speziell in BackPro: Artikel mit dem Kassenartikeltyp „Verwaltung“ oder „Verkauf“ werden immer an die Kassen exportiert. Lassen Sie bei Artikeln, die nicht an die Kassen exportiert werden sollen, daher den Kassenartikeltyp leer. Bei einer erheblichen Anzahl an Artikeln im System kann diese Differenzierung durchaus 50% Daten sparen.

Aufräumen lohnt sich also und ein Blick in die Einrichtungen auch, damit Ihr System lauffähig ist und bleibt. Wir beraten Sie gern.