Das ABC der Kassensicherheit

Ein Überblick: Das ABC der Kassensicherheit

Die wesentlichen Punkte im ABC der Kassensicherheit, also bei Abwehr von Angriffen und Vermeidung zentraler Sicherheitsrisiken, betreffen drei Aspekte: Erfassung und Aufbewahrung der Kassendaten sowie deren Prüfbarkeit durch die Finanzbehörden. Wir räumen mit Missverständnissen rund ums Thema Sicherheit von PC-Kassenlösungen auf und erläutern, was Sie beachten müssen.

Ordnungsgemäß buchen

Allein um Umsatzschätzungen zu umgehen, ist jeder Unternehmer gut beraten, jeden Geschäftsvorfall akkurat zu verbuchen. Das bedeutet konkret: vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet. Betroffen von dieser Definition ist übrigens auch die fristkonforme Aufbewahrung der Buchungsdaten.

Profitipp: Sorgen Sie dafür, dass die Daten zu jeder Buchung oder Aufzeichnung jederzeit verfügbar und für das Finanzamt einsehbar und lesbar sind.

Sicherheit von PC-Kassenlösungen wird gestärkt

Das ab 2020 greifende Gesetz zum Manipulationsschutz von Kassensystemen legt die Grundlage für zeitgemäße Prävention. Die absolut sichere PC-Bäckereikasse wird bei ausreichend betrügerischer Energie wohl nie realisiert, der nun eingeschlagene Weg mit dem künftig vorgeschriebenen einheitlichen Sicherheitsmodel führt aber nah an dieses Ziel.

Eigener Verantwortung nachkommen

Eins ist sicher:  Änderungen an Aufzeichnungen vorzunehmen, die den ursprünglichen Inhalt so manipulieren, dass die Finanzbehörde diesen nicht mehr nachvollziehen kann, ist verboten. Sie tragen die Verantwortung, dass jede Buchung exakt eingegeben wird – ansonsten greifen die ausgereiftesten Sicherheitsmaßnahmen und Technologien nicht. Tricksereien beugt künftig zudem ein herstellerunabhängiges Modul vor, das auf Basis einer elektronischen Signatur alle anfallenden Buchungen codiert aufzeichnet.

Kombination diverser Vorkehrungen

Die Verknüpfung dieses Moduls mit einem Speicherriegel und einer digitalen Schnittstelle macht eine Manipulation der registrierten Daten im Nachhinein so gut wie unmöglich – und zwar während der gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist.

Derzeit läuft die Zertifizierung dieser Sicherheitseinrichtung beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Manipulationen sollten spätestens ab dem 1. Januar 2020 der Vergangenheit angehören.

Profitipp: Die Bemühungen des Gesetzgebers, elektronische Registrierkassen auf fälschungssichere Systeme umzustellen, werden deutlich verschärft. Setzen Sie auf eine leistungsfähige Kassenlösung erfahrener Profis.

Die konkreten Änderungen

Mit dem Stichtag sind Sie verpflichtet, für alle verwendeten Aufzeichnungssysteme die zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu verwenden. Betroffen sind alle Vorgänge, die Ihre Vermögenszusammensetzung verändern; Abverkauf, Geldentnahme und Aufnahme einer Bestellung.

 

 

Prüfung wird vereinfacht

Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) basiert auf der bewährten Taxanomie des Deutschen Fachverbands für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA). Um den Datenexport zum Finanzamt zu gewährleisten, müssen Sie der Behörde jede Kasse melden, damit diese das Prozedere auf die Vorschriftsmäßigkeit prüfen und bei Bedarf Daten importieren kann.

Dass Sie jede einzelne TSE wie vorgeschrieben einsetzen und registriert haben und diese auch über ein gültiges Zertifikat verfügt, kann durch die Anmeldung aller Aufzeichnungssysteme sicher und schnell nachvollzogen werden.

Nachvollziehbar erfassen, unveränderbar abspeichern

Kassensicherheit bedeutet, dass eine nachträgliche Manipulation der gespeicherten Daten unmöglich ist. Die Kassensicherungsverordnung geht aber noch einen Schritt weiter. Sie sind ebenso gehalten, Maßnahmen zu ergreifen, die eine korrekte Erfassung garantieren und überprüfbar machen. Das bedeutet, Ihre Mitarbeiter sind verpflichtet, zu jedem Verkauf einen Beleg auszustellen – und zwar unabhängig davon, ob ein Kunde dies wünscht oder nicht.

Profitipp: Sorgen Sie dafür, dass der Beleg auch digital kontrollfähig ist. Dann sparen Sie den Ausdruck, sofern der Kunde diesen nicht ausdrücklich einfordert.

Jeder Geschäftsvorfall wird so sicher und nachvollziehbar dokumentiert: Mit der Belegpflicht wird eine effektive Steigerung der Sicherheit von PC-Registrierkassen einhergehen.

Basis für Verifikation legen

Das zuständige Finanzamt kann künftig beispielsweise am Signaturwert auf dem Beleg schnell erkennen, ob Sie als Unternehmer dabei Vorgaben wie Integrität und Authentizität einhalten, denn als weiteren Baustein im ABC der Kassensicherheit beinhaltet der verpflichtend zu erzeugende Beleg die notwendigen Daten für eine Verifikation durch die Steuerbehörden.

Profitipp: Entscheiden Sie sich für eine Lösung, bei der direkt ein QR-Code auf den Beleg gedruckt wird und nicht nur Zahlenkolonnen. Das erleichtert die Arbeit der Finanzbeamten.

Positive Effekte für Unternehmen

Mit den Neuerungen und dem verstärkten Manipulationsschutz wird das ABC der Kassensicherheit metaphorisch um ein paar Buchstaben erweitert. Doch die Vorteile betreffen weitere Bereiche; denn mit den anstehenden Änderungen wird auch die 2018 eingeführte Kassennachschau deutlich simpler und schneller – also um ein Vielfaches effektiver ablaufen. Bei einer Betriebsprüfung profitieren Sie davon unmittelbar.

Wie eine mögliche TSE-Lösung aussieht

Sorgen Sie sich nicht um die Sicherheit Ihrer Kassen und vertrauen auf die Erfahrung von Profis. Bei den zur Verfügung stehenden Lösungen benötigen Sie lediglich einen USB Stick pro Filiale, der an die Kasse gesteckt und einmalig aktiviert werden muss. Durch die Eingabe der USt.-ID erhalten Sie beispielsweise ein Zertifikat, das dann mehrere Jahre gültig ist. Um eine sichere Kassenführung zu gewährleisten, ist der Aufwand für Sie also denkbar gering.

Hindernisse aus dem Weg räumen

Zum Thema Kassensicherheit gehört auch, dass die Rahmenbedingungen stimmen, damit Ihr Unternehmen keine unnötigen Hürden in den Weg gestellt bekommt. Grundsätzlich tun Sie gut daran, alle Vor- und Nachteile einer TSE-Cloudlösung individuell an Ihre Unternehmenssituation angepasst genau abzuwägen. Etwaigen Verzögerungen in den Abläufen durch mangelnde Internetanbindung gilt es rechtzeitig vorzubeugen, zumal die Signierung bereits vor Bonabschluss zu erfolgen hat.

Profitipp: Gerade bei Hochgeschwindigkeitskassen von Bäckern vermeiden Sie nicht hinnehmbare Nachteile, wenn sichergestellt ist, dass ein schnelles Internet generell verfügbar ist.

Bildquelle: ©pixelcreatures/pixabay.com

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