Verfahrensdokumentation

Samuelson legt Musterverfahrensdokumentation neu auf

Für jede neue Herausforderung bereit: Wir haben unsere Muster-Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aktualisiert.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt für eine PC-Bäckereikasse den kompletten technischen Prozess des digitalen Datenverkehrs und der Archivierung.

Die Grundlage ordnungsgemäßer Kassenführung

Mit der Verfahrensdokumentation können Sie effizient nachweisen, dass Sie alle Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung erfüllen, die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen betreffen.

Stets auf der sicheren Seite

Damit Sie für alle Fälle gewappnet sind, haben wir unsere Muster-Verfahrensdokumentation erneuert und um die jeweiligen Arbeitsschritte rund um unsere Kassen erweitert. Sie erhalten damit einen Leitfaden als Standard für Ihre eigene, individuelle Verfahrensdokumentation und dazu ein aussagekräftiges Nachschlagewerk für Kassierer, Filialleiter oder Buchhalter.

Inhalte der Mustervorlage

In der Muster-Verfahrensdokumentation lesen Sie, wie Sie Kassendaten, Belege und Dokumente erfassen, empfangen, digitalisieren, verarbeiten, ausgeben und aufbewahren, ohne dabei die digitalen Grundaufzeichnungen zu verändern (A7 146 Abs. 4 der Abgabenordnung).

Im ersten Schritt werden die wesentlichen Geschäftsvorfälle der Kassensoftware und des angebundenen ERP-Systems beschrieben und den dafür zuständigen Anwendern zugeordnet. Im zweiten Schritt beschreiben wir die technischen Systeme, die für die Geschäftsprozesse genutzt werden und deren Verknüpfungen.

Alle Aspekte abgedeckt

Zudem wird dargestellt, mit welchen Arbeitshilfen und Anweisungen die Einhaltung der zuvor beschriebenen Verfahren und Prozesse unterstützt wird. Und abschließend finden Sie unsere Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff als sogenannte GoBD-Bescheinigung.

Der Tipp: Passen Sie das Muster den Arbeitsweisen in Ihrem Bäckereibetrieb an und kommen so der Verpflichtung nach, einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit den Überblick über Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens zu vermitteln, wie es das Handelsgesetzbuch vorschreibt.

Kassieranweisung regelt reibungslosen Bargeldverkehr

Ihr Personal muss bestens geschult sein, um alle Anforderungen der Verfahrensdokumentation umsetzen zu können. Daher beleuchten wir im Muster die dafür zentralen Fragen: Was müssen Kassierer bei gemischten Bons mit Im-Haus- und Außer-Haus-Verzehr beachten und wie beugen Sie hier falschen Steuersätzen vor? Wie gehen Ihre Filialmitarbeiter beim Tagesabschluss vor und worauf ist bei der Übergabe des Bargelds an den Geldentsorger zu achten?

Fehler ausschließen

Wir sorgen dafür, dass Sie mit klar definierten Arbeitsschritten Fehler vermeiden und dazu Ihre Mitarbeiter vor möglichen Ansprüchen Dritter schützen. Dies gilt insbesondere für die nachträgliche Bearbeitung der Kassendaten in der Zentrale bei möglichen Differenzen.

Der Tipp: Klopft die Finanzbehörde zur steuerlichen Betriebsprüfung an die Tür, müssen die Kassendaten stimmen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig und vermeiden Sie so von Beginn an, dass sich der Fehlerteufel in die Kassenbücher schleicht.

Übersichtlich und verständlich

In detaillierten Schaubildern haben wir alle wichtigen Verfahrensweisen aufgeführt und dazu in einem weiteren Kapitel alle technischen Voraussetzungen für einen reibungslosen Betrieb unserer Kassen sowie der Warenwirtschaft benannt. Dort haben Sie alle Daten digital gespeichert, unveränderbar archiviert und für die Finanzbehörden damit immer griffbereit. Unter der Voraussetzung, dass Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen Dokumenten und Daten gewahrt bleiben, dürfen diese digital verarbeitet werden.

Hintergrund zur Verfahrensdokumentation

Wesentliche Voraussetzung für die progressive und retrograde Prüfbarkeit (§ 145 Abs. 1 S. 1 AO) im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen ist die Verfahrensdokumentation der Kassensysteme.

Unsere Muster-Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt die grundlegenden Prozesse und Maßnahmen, nach denen jede Bäckerei arbeitet,  beschreibt den kompletten technischen Prozess des digitalen Datenverkehrs und der Archivierung sowie die Gewährleistung der maschinellen Auswertbarkeit wie auch die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung der Datenbestände.

Konform mit allen Vorgaben

Unsere Muster-Verfahrensdokumentation ist ausgerichtet auf die spezifische technologische Systemstruktur der Kassentechnik und Peripherie. Sie wurde aus der aktuellen Praxis unter Berücksichtigung des Gesetzes zum „Schutz vor Manipulation von digitalen Grundaufzeichnungen“ von einem Team der Samuelson Kassensysteme GmbH erstellt.

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Bildquelle: ©myrfa/pixabay.com

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