Wir räumen mit Unklarheiten auf: Was Sicherheit von modernen PC Bäckereikassen ausmacht

Sobald es zur Betriebsprüfung kommt, ist es von zentraler Bedeutung, dass die Kasse ordnungsgemäß geführt wurde – gerade in Betrieben mit viel Bargeldverkehr wie Bäckereien. Unklar ist dabei oft die Frage, was genau unter Sicherheit von modernen PC-Kassenlösungen überhaupt zu verstehen ist und wie diese erreicht werden kann.

Eine sicher arbeitende Kasse ist Ihre Absicherung und kann Ihnen jede Menge Ärger ersparen. Denn hat die Finanzbehörde etwas an der Korrektheit Ihrer Buchführung zu beanstanden, kann – und darf – sie den Umsatz schätzen; in aller Regel aber wirkt sich das zum Nachteil des Unternehmers aus. Liegen formelle oder sachliche Mängel an der Kassenführung vor, kann das Finanzamt in gravierenden Fällen sogar die Anerkennung der Buchführung ganz versagen, sie also verwerfen. Die Anforderungen, die eine Kasse erfüllen muss, damit sie als sicher gilt, leiten sich aus der Abgabenordnung ab.

Die Vorgaben im Detail

Unternehmer sind dem Gesetz zufolge verpflichtet, alle Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen stets vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Aber Achtung: Die Vorgaben betreffen sowohl die Erfassung der Daten als auch ihre fristkonforme Aufbewahrung.

Darüber hinaus hat eine Kassensoftware zu gewährleisten, dass keine Buchung oder Aufzeichnung während der vorgegebenen Zeit der Aufbewahrung so verändert wird, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr offensichtlich erkennbar ist und Korrekturen nachvollziehbar sind. Während dieser Frist sind Sie zudem gehalten, alle Daten jederzeit für das Finanzamt verfügbar zu halten und diese unverzüglich lesbar machen zu können.

Regeln werden verschärft

Bereits seit einigen Jahren verlangt der Gesetzgeber die Umstellung elektronischer Registrierkassen auf fälschungssichere Systeme. Ab 2020 wird für alle Aufzeichnungssysteme eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verbindlich eingeführt. Diese macht als einheitlicher Manipulationsschutz eine nachträgliche Änderung der Kassendaten unmöglich. Betont sei: Zentral für die Sicherheit einer Kassenlösung ist, dass einmal erfasste Vorgänge nicht im Nachgang geändert werden können, ohne dass dies zweifelsfrei ersichtlich ist.

Außerdem müssen moderne PC Bäckereikassen künftig eine aktuelle Verfahrensdokumentation nachweisen können. Eine solche Dokumentation beschreibt den vollständigen technischen Ablauf des digitalen Datenverkehrs und der Archivierung. Außerdem enthält die Dokumentation Angaben darüber, wie die maschinelle Auswertbarkeit und die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung der Datenbestände gewährleistet werden.

Daten dauerhaft fixiert

Doch nicht nur durch den Ausschluss nachträglicher Korrekturen an den erfassten Kassendaten definiert sich die Sicherheit von PC-Kassenlösungen. Zentral sind auch die Maßnahmen, die eine korrekte Erfassung aller Geschäftsprozesse erst garantieren. Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sieht deshalb unter anderem eine Belegausgabepflicht vor.

Pflicht zur Belegausgabe

Zur Steigerung der Sicherheit von PC-Kassenlösungen wird diese Belegpflicht maßgeblich beitragen, die ebenfalls 2020 kommt. Damit wird jeder Unternehmer zu jedem Geschäftsvorfall unaufgefordert einen Beleg ausstellen müssen, unabhängig davon, ob dies der Kunde wünscht oder nicht. Auf dem Beleg muss eindeutig und klar nachgewiesen werden, dass er korrekt erfasst wurde. Ist er kontrollfähig, darf der Beleg übrigens auch digital erstellt werden.

Eigenverantwortung gefragt

Ein Restrisiko für Betrügereien bleibt immer: Die Verantwortung, alle Geschäftsvorfälle exakt einzugeben, verbleibt letztlich beim Anwender – selbst die besten technischen Vorkehrungen einer sicheren Kassensoftware greifen nur, wenn auch der organisatorische Rahmen stimmig ist. Elementare Voraussetzungen für eine sichere PC Bäckereikasse werden mit dem ab 2020 geltenden neuen Gesetz zum Manipulationsschutz von Kassensystemen jedenfalls geschaffen.

Jede Kasse registrieren

Damit die Behörden effektiv kontrollieren und prüfen können, dürfen laut der dann geltenden Kassensicherungsverordnung Kassen nur noch mit einer zertifizierten TSE und einem entsprechenden Datenexport zum Finanzamt betrieben werden. Dafür muss jede PC Bäckereikasse angemeldet werden, denn nur dann ist überprüfbar, ob das System vorschriftsmäßig benutzt wird.

Auf die richtige Software setzen

Angriffe und wesentliche Sicherheitsrisiken, die eine sichere Kassensoftware zu unterbinden hat, liegen also in den Bereichen Erfassung, Aufbewahrung und Prüfung der Kassendaten. Eine smarte Lösung sorgt dafür, dass die Daten nach ordnungsgemäßer Erfassung fürs Finanzamt klar nachvollziehbar sind und unveränderbar gespeichert werden, damit auch keine Manipulation im Nachhinein möglich ist und die Behörde den Verlauf aller Geschäftsvorfälle jederzeit prüfen kann.