Software mieten oder kaufen?

Cloud-Lösung und On-Premises-Software gegenübergestellt

Vielleicht haben Sie sich auch schon mal die Frage gestellt, ob Sie eine Kassen- oder Warenwirtschaftssoftware kaufen und auf einem eigenen Server betreiben oder lieber mieten und aus einer Cloud beziehen sollen.

Wir haben beide Nutzungsvarianten, die Kauflösung Software On-Premises, und die Mietlösung, Software aus der Cloud, gegenübergestellt.

Software On-Premises

Bei Erwerb der Lizenz für eine Software, die auf eigener Infrastruktur im Netzwerk des Bäckerei-Unternehmens oder im eigenen Rechenzentrum betrieben wird, liegt eine On-Premises-Nutzungsvariante vor. Für diese Variante müssen, neben Personal für Updates und Wartung, auch Firewalls und Antivirus-Schutzmaßnahmen selbst gestellt werden – die Datensicherung liegt in der Verantwortung des Unternehmers selbst. Im Gegensatz zur Miete in der Cloud haben Sie mit On-Premises-Kauflösungen jedoch Möglichkeiten zur Individualisierung von Prozessen sowie betriebsspezifischen Anpassungen und geben keine Verantwortung ab.

Prinzipiell verursacht die Infrastruktur einer eigenen Serverlösung zeitaufwändige Routineaufgaben. Komplexe, technische Anforderungen und Aufwand in der Betreuung müssen bedacht, zusätzliche Kosten eingeplant werden. Wartung, Konfigurationen, regelmäßige Updates und Sicherung, die allgemeine Verwaltung und der Betrieb durch ausgebildete Mitarbeiter sowie Leitungskosten fallen an. Und bricht der selbst betriebene Server zusammen, muss der Datensicherungsprozess funktionieren.

Software aus der Cloud

Bei der Entscheidung für die Cloud bekommen Bäckereien hingegen ein Rund-um-Sorglos-Paket beim Datenzugriff. Denn der Anbieter sorgt dafür, dass die Daten auf dem Server stets von überall verfügbar sind. Hardware muss nicht separat beschafft werden.

Cloudbasierte Lösungen befinden sich auf extern gehosteten Servern und werden dort auch administriert – eigene Server und IT-Spezialisten werden nicht benötigt. Das gängigste Prinzip einer Cloud-Lösung ist dabei Software as a Service (SaaS). Generell handelt es sich bei Cloud-Lösungen um standardisierte Software, die nicht individuell angepasst werden kann.

Auch bei Bäckereien als Software-Anwender geht der Trend in Richtung Cloud, da Cloud-Lösungen unter anderem eine höhere Ausfallsicherheit gewährleisten und schnellere, automatische Updates beinhalten. Gleichzeitig sind diese Lösungen weniger wartungs- und verwaltungsintensiv als der Betrieb auf dem eigenen Server.

Der Schutz der Infrastruktur ist extern abgedeckt, wenn die Software auf einem Server läuft, der vom Software-Anbieter gehostet wird. Die Cloud punktet mit einer hohen Verfügbarkeit und bei den Themen Sicherheit und Datenschutz durch die externe Administration von Fachpersonal.

Kosten sparen

Serverinfrastruktur und Hardware sind mitunter kostspieliger, als die Kassensteuerungs- oder Warenwirtschaftssoftware über eine Cloud zu mieten.

Weitere Vorteile der Cloud: Automatische und flexible Anpassung an Benutzer- und Datenwachstum durch mehr und erweiterbaren Speicherplatz, die Kosten für Strom und Serverraum mitsamt Klimaanlage entfallen.

 Eine Frage der Strategie

Warenwirtschaftssysteme können in beiden Nutzungsvarianten Vor- und Nachteile für das Bäckereigeschäft bringen. Ob die Software als Kauflösung On-Premises oder Mietlösung aus der Cloud genutzt werden soll, ist eine strategische Entscheidung des Unternehmers. Ist die Bereitschaft zur Investition in entsprechendes Know-how, Fachkräfte und Infrastruktur da oder ist es sogar ein Unternehmensziel diese Ressourcen intern aufzubauen, soll die Kontrolle über Daten und Vorgänge innerhalb des Betriebes bleiben und muss die Software individuell auf den Bäckereibetrieb zugeschnitten sein? Dann empfiehlt es sich die Software zu kaufen und über die eigenen Server zu betreiben.

Cloud-Lösungen können nicht individualisiert werden, bieten aber den Vorteil, dass Spezialisten den Betrieb, die Wartung und Updates übernehmen und so eine hohe Verfügbarkeit der Software bieten. Zudem ist die benötigte Infrastruktur vorhanden und es werden höchste Standards zur Datensicherung gewährleistet.

Zusammenspiel aus On-Premises- und Cloud-Lösung für Kassensysteme

Bei Kassenlösungen für Bäckereien hat sich die Kombination aus On-Premises- und Cloud-Software in der Praxis bewährt. Die Kassensoftware wird hierbei On-Premises auf der Kassenhardware in der Filiale installiert, aber der Datenabgleich zwischen den Filial-Kassen und der Bäckerei-Zentrale findet über eine Cloud statt.

Der Vorteil: Sollte es zu Ausfällen der Internetverbindung kommen, ist die Bäckereifiliale dank vorinstallierter Software auf den Kassen trotzdem verkaufsfähig.

Die Cloud wird dann genutzt, um die Kassendaten zu speichern und den Datenaustausch zwischen Filiale und Zentrale zu gewährleisten. Die erhobenen Daten sind in der Cloud des Anbieters gut geschützt, können nicht verloren gehen und der Speicherplatz sowie die Schnelligkeit können je nach Bedarf angepasst werden. Auch hierfür ist eine stabile und schnelle Internetverbindung notwendig. Aus diesem Grund ist es ratsam, eine Form der Zwischenspeicherung zum späteren Datenabgleich mit der Cloud einzuplanen.

 Datenschutz und DSGVO

Computergestützte Kassensysteme unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Auch Bäckerei-PC-Kassen enthalten personenbezogene Daten. PC-Kassen verarbeiten persönliche Informationen in digitaler Form und speichern diese ab – sei es auf einem eigenen Server oder in einer Cloud. Es sollte folglich darauf geachtet werden, dass Kassen DSGVO-konform sind, die Kassendaten Deutschland nicht verlassen und hierzulande gespeichert werden. Bei Nutzung von Cloud-Servern, die in Deutschland gehostet werden, ist eine DSGVO-Konformität sichergestellt und Umsatzdaten sind im Web sicher abgespeichert. Damit erfüllen Bäckereien die Anforderung der Finanz- und Steuerbehörden.

Fazit

Beide Software-Nutzungsmodelle haben ihre Vor- und Nachteile. Mit einer On-Premises-Lösung behalten Bäckereien die komplette Kontrolle und haben die Möglichkeit, die jeweilige Software auf ihre individuellen, betriebsspezifischen Prozesse anzupassen. Allerdings liegen Antivirus-Schutzmaßnahmen, Firewalls und die Datensicherung in eigener Verantwortung. Die nötige Infrastruktur muss selbst angeschafft, professionell bedient und gewartet werden.

Die Cloud-Variante bietet geringere Einstiegskosten, einen simplen Zugriff und die Abgabe der Verantwortung an den Anbieter. Hier ist abzuwägen, ob die angebotene Software-Standardlösung aus der Cloud den Anforderungen und Vorstellungen des Bäckereialltags entspricht und ausreichend ist. Um das Bäckereigeschäft nicht zu stören, ist eine einwandfreie und schnelle Internetverbindung unabdingbar.

Die Entscheidung für oder gegen On-Premises-Software oder Software aus der Cloud sollte weniger aufgrund der Kosten für die jeweilige Nutzungsvariante gefällt werden. Ratsamer ist es, sich als Bäckereiunternehmen im Vorfeld strategische Gedanken über die Themen Datensicherheit, Individualisierung und Update-Häufigkeit der Software zu machen und sich auf diesen Grundlagen für eine der Nutzungsvarianten zu entscheiden.

Noch keine Kommentare vorhanden

Schreibe einen Kommentar