19 Dez Neue Anforderungen an Kassensysteme

Neue Anforderungen an Kassensysteme im Überblick

Elektronische Kassensysteme benötigen zum Manipulationsschutz ab Januar 2020 eine Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Wir analysieren die neuen Anforderungen an PC-Kassenlösungen, beleuchten Fristen, technische Vorgaben und rechtliche Ausnahmen.

Verschaffen Sie sich hier den Überblick, um rechtzeitig reagieren zu können, gegebenenfalls ein neues Kassensystem anzuschaffen oder Ihr vorhandenes aufzurüsten.

Kein Grund zur Panik

Ein Wort zur Beruhigung vorab: Sie müssen sich nicht unbedingt gleich ein ganz neues Kassensystem anschaffen. Die Zertifizierungspflicht bezieht sich nämlich nicht auf einzelne Kassen an sich, sondern auf die 2020 für alle Registrierkassen verbindlich werdende Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), durch die dann alle Aufzeichnungen zu sichern und zu archivieren sind.

Die TSE-Pflicht gilt für alle PC-Kassen und Registrierkassen. Für nichtaufrüstbare Registrierkassen gilt eine Schonfrist.

Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen

Die TSE stellt nach ihrer Einführung sicher, dass jede Kasseneingabe mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachträglich nicht mehr manipuliert werden kann.

Die Schonfrist bis Ende 2022 gilt nur für nichtaufrüstbare Registrierkassen. In aller Regel lässt sich die TSE aber leicht in das vorhandene Kassensystem integrieren.

Zertifizierung läuft auf Hochtouren

Produktiv einsetzbare TSEs wird es entweder ab KW 50/2019 oder ab KW 06/2020 geben, je nachdem wie schnell das BSI zertifiziert. Laut dem Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) hat sich die praktische Umsetzung im August 2019 konkretisiert. Die gesamte für eine Integration zertifizierter TSEs in PC-Kassensysteme erforderliche Dokumentation liegt seitdem vor.

Nichtbeanstandungsregelung bis September 2020

Es ist noch nicht offiziell vom Bundesfinanzministerium verkündet, aber einzelne Landesämter für Steuern haben avisiert, über eine Nichtbeanstandungsregelung Rechtssicherheit zu schaffen. Diese wird wahrscheinlich vorsehen, dass die tatsächliche Umrüstung mit TSEs bis spätestens 30. September 2020 aufgeschoben werden kann. In diesem Fall muss aber bis 1. Januar 2020 eine Beauftragung bei einem Kassenhersteller erfolgt sein.

Gesetzliche Grundlage

Die Basis für die kommenden Anforderungen sind neue Regelungen in der Abgabenordnung (§§ 146a, 146b, 379). Das Ziel für die Zukunft: Jeder Geschäftsvorfall sollte von seiner Entstehung bis zum Abschluss in einer Transaktion abgebildet werden. Dabei gilt auch eine Meldepflicht beim Finanzamt für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme.

Konkrete Anforderungen an künftige PC-Kassensysteme sind:

• Zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung ist Pflicht ab 01.01.2020. Die Übergangsfrist für nicht-nachrüstbare Systeme gilt bis 31.12.2022.
• Die TSE besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle.
• Geschäftsvorfälle müssen mit einer TSE abgewickelt werden. Ein Geschäftsvorfall kann dabei auf mehrere Transaktionen „verteilt“ werden.
• Jede Kasse kann ihre jeweilige Transaktion mit ihrer TSE abwickeln.
• Der Belegerteilungspflicht muss nachgekommen werden.
• Der prüfbare Beleg enthält alle Daten für eine Prüfung (genauer: Verifikation), diese ist möglich ohne Zugriff auf andere Daten der Kasse oder TSE.
• Kassen-Nachschau ist unangekündigt möglich (bereits seit 01.01.2018).

Bei korrekter Anwendung der TSE wird die Kassen-Nachschau im Normalfall übrigens aus reiner Beobachtung und Prüfung einiger Belege bestehen. Das bedeutet eine erhebliche Vereinfachung und Beschleunigung der Kassen-Nachschau für alle Beteiligten.

Auch auf Bemühen des DFKA konnten zudem einige Verbesserungen an den Anforderungen, die an PC-Kassenlösungen gestellt werden, im Sinne der Nutzerfreundlichkeit umgesetzt werden.

Nutzung bewährter Prozesse

Unter anderem wurde ermöglicht, dass die primäre Speicherung und Verwaltung der Einzelaufzeichnungen in der Kasse erfolgt – genau wie bisher (lt. BMF-Schreiben 26.11.2010). Die Speicherung von Rückmeldungen der TSE in den Einzelaufzeichnungen ist in diesem Zusammenhang ebenso zu nennen wie die Einführung der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K) zur Standardisierung. Die DSFinV-K basiert auf der bekannten DFKA-Taxonomie und ist ohne Zugriff auf TSE-Daten prüfbar.

An die TSE gehen nur wenige und einfach strukturierte Daten, deren maßgebliche Aufgaben im Backup bei Verlust der Kassendaten und der Aufklärung von Unstimmigkeiten liegen.

Das Wichtigste kurz zusammengefasst

In der täglichen Arbeit Ihrer Bäckerei wirken sich die neuen Anforderungen an PC-Kassensysteme in verschiedenen Aspekten aus. Im Wesentlichen sollten Sie beachten:

• Belegausgabepflicht für jeden Geschäftsvorfall, digital oder in Papierform.
• PC-Kassensysteme müssen der Finanzverwaltung gemeldet werden, spätestens einen Monat nach der Anschaffung.
• Eine zertifizierte TSE mit Sicherungsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle muss genutzt werden.

Die Kassen-Nachschau wird für alle Kassenarten eingeführt.

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