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Neue Anforderungen an Kassensysteme

Neue Anforderungen an Kassensysteme im Überblick

Elektronische Kassensysteme benötigen zum Manipulationsschutz ab Januar 2020 eine Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Wir analysieren die neuen Anforderungen an PC-Kassenlösungen, beleuchten Fristen, technische Vorgaben und rechtliche Ausnahmen.

Verschaffen Sie sich hier den Überblick, um rechtzeitig reagieren zu können, gegebenenfalls ein neues Kassensystem anzuschaffen oder Ihr vorhandenes aufzurüsten.

Kein Grund zur Panik

Ein Wort zur Beruhigung vorab: Sie müssen sich nicht unbedingt gleich ein ganz neues Kassensystem anschaffen. Die Zertifizierungspflicht bezieht sich nämlich nicht auf einzelne Kassen an sich, sondern auf die 2020 für alle Registrierkassen verbindlich werdende Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), durch die dann alle Aufzeichnungen zu sichern und zu archivieren sind.

Die TSE-Pflicht gilt für alle PC-Kassen und Registrierkassen. Für nichtaufrüstbare Registrierkassen gilt eine Schonfrist.

Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen

Die TSE stellt nach ihrer Einführung sicher, dass jede Kasseneingabe mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachträglich nicht mehr manipuliert werden kann.

Die Schonfrist bis Ende 2022 gilt nur für nichtaufrüstbare Registrierkassen. In aller Regel lässt sich die TSE aber leicht in das vorhandene Kassensystem integrieren.

Zertifizierung läuft auf Hochtouren

Produktiv einsetzbare TSEs wird es entweder ab KW 50/2019 oder ab KW 06/2020 geben, je nachdem wie schnell das BSI zertifiziert. Laut dem Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) hat sich die praktische Umsetzung im August 2019 konkretisiert. Die gesamte für eine Integration zertifizierter TSEs in PC-Kassensysteme erforderliche Dokumentation liegt seitdem vor.

Nichtbeanstandungsregelung bis September 2020

Es ist noch nicht offiziell vom Bundesfinanzministerium verkündet, aber einzelne Landesämter für Steuern haben avisiert, über eine Nichtbeanstandungsregelung Rechtssicherheit zu schaffen. Diese wird wahrscheinlich vorsehen, dass die tatsächliche Umrüstung mit TSEs bis spätestens 30. September 2020 aufgeschoben werden kann. In diesem Fall muss aber bis 1. Januar 2020 eine Beauftragung bei einem Kassenhersteller erfolgt sein.

Gesetzliche Grundlage

Die Basis für die kommenden Anforderungen sind neue Regelungen in der Abgabenordnung (§§ 146a, 146b, 379). Das Ziel für die Zukunft: Jeder Geschäftsvorfall sollte von seiner Entstehung bis zum Abschluss in einer Transaktion abgebildet werden. Dabei gilt auch eine Meldepflicht beim Finanzamt für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme.

Konkrete Anforderungen an künftige PC-Kassensysteme sind:

  • Zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung ist Pflicht ab 01.01.2020. Die Übergangsfrist für nicht-nachrüstbare Systeme gilt bis 31.12.2022.
  • Die TSE besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle.
  • Geschäftsvorfälle müssen mit einer TSE abgewickelt werden. Ein Geschäftsvorfall kann dabei auf mehrere Transaktionen „verteilt“ werden.
  • Jede Kasse kann ihre jeweilige Transaktion mit ihrer TSE abwickeln.
  • Der Belegerteilungspflicht muss nachgekommen werden.
  • Der prüfbare Beleg enthält alle Daten für eine Prüfung (genauer: Verifikation), diese ist möglich ohne Zugriff auf andere Daten der Kasse oder TSE.
  • Kassen-Nachschau ist unangekündigt möglich (bereits seit 01.01.2018).

Bei korrekter Anwendung der TSE wird die Kassen-Nachschau im Normalfall übrigens aus reiner Beobachtung und Prüfung einiger Belege bestehen. Das bedeutet eine erhebliche Vereinfachung und Beschleunigung der Kassen-Nachschau für alle Beteiligten.

Auch auf Bemühen des DFKA konnten zudem einige Verbesserungen an den Anforderungen, die an PC-Kassenlösungen gestellt werden, im Sinne der Nutzerfreundlichkeit umgesetzt werden.

Nutzung bewährter Prozesse

Unter anderem wurde ermöglicht, dass die primäre Speicherung und Verwaltung der Einzelaufzeichnungen in der Kasse erfolgt – genau wie bisher (lt. BMF-Schreiben 26.11.2010). Die Speicherung von Rückmeldungen der TSE in den Einzelaufzeichnungen ist in diesem Zusammenhang ebenso zu nennen wie die Einführung der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K) zur Standardisierung. Die DSFinV-K basiert auf der bekannten DFKA-Taxonomie und ist ohne Zugriff auf TSE-Daten prüfbar.

An die TSE gehen nur wenige und einfach strukturierte Daten, deren maßgebliche Aufgaben im Backup bei Verlust der Kassendaten und der Aufklärung von Unstimmigkeiten liegen.

Das Wichtigste kurz zusammengefasst

In der täglichen Arbeit Ihrer Bäckerei wirken sich die neuen Anforderungen an PC-Kassensysteme in verschiedenen Aspekten aus. Im Wesentlichen sollten Sie beachten:

  • Belegausgabepflicht für jeden Geschäftsvorfall, digital oder in Papierform.
  • PC-Kassensysteme müssen der Finanzverwaltung gemeldet werden, spätestens einen Monat nach der Anschaffung.
  • Eine zertifizierte TSE mit Sicherungsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle muss genutzt werden.

Die Kassen-Nachschau wird für alle Kassenarten eingeführt.

Verfahrensdokumentation

Samuelson legt Musterverfahrensdokumentation neu auf

Für jede neue Herausforderung bereit: Wir haben unsere Muster-Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aktualisiert.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt für eine PC-Bäckereikasse den kompletten technischen Prozess des digitalen Datenverkehrs und der Archivierung.

Die Grundlage ordnungsgemäßer Kassenführung

Mit der Verfahrensdokumentation können Sie effizient nachweisen, dass Sie alle Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung erfüllen, die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen betreffen.

Stets auf der sicheren Seite

Damit Sie für alle Fälle gewappnet sind, haben wir unsere Muster-Verfahrensdokumentation erneuert und um die jeweiligen Arbeitsschritte rund um unsere Kassen erweitert. Sie erhalten damit einen Leitfaden als Standard für Ihre eigene, individuelle Verfahrensdokumentation und dazu ein aussagekräftiges Nachschlagewerk für Kassierer, Filialleiter oder Buchhalter.

Inhalte der Mustervorlage

In der Muster-Verfahrensdokumentation lesen Sie, wie Sie Kassendaten, Belege und Dokumente erfassen, empfangen, digitalisieren, verarbeiten, ausgeben und aufbewahren, ohne dabei die digitalen Grundaufzeichnungen zu verändern (A7 146 Abs. 4 der Abgabenordnung).

Im ersten Schritt werden die wesentlichen Geschäftsvorfälle der Kassensoftware und des angebundenen ERP-Systems beschrieben und den dafür zuständigen Anwendern zugeordnet. Im zweiten Schritt beschreiben wir die technischen Systeme, die für die Geschäftsprozesse genutzt werden und deren Verknüpfungen.

Alle Aspekte abgedeckt

Zudem wird dargestellt, mit welchen Arbeitshilfen und Anweisungen die Einhaltung der zuvor beschriebenen Verfahren und Prozesse unterstützt wird. Und abschließend finden Sie unsere Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff als sogenannte GoBD-Bescheinigung.

Der Tipp: Passen Sie das Muster den Arbeitsweisen in Ihrem Bäckereibetrieb an und kommen so der Verpflichtung nach, einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit den Überblick über Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens zu vermitteln, wie es das Handelsgesetzbuch vorschreibt.

Kassieranweisung regelt reibungslosen Bargeldverkehr

Ihr Personal muss bestens geschult sein, um alle Anforderungen der Verfahrensdokumentation umsetzen zu können. Daher beleuchten wir im Muster die dafür zentralen Fragen: Was müssen Kassierer bei gemischten Bons mit Im-Haus- und Außer-Haus-Verzehr beachten und wie beugen Sie hier falschen Steuersätzen vor? Wie gehen Ihre Filialmitarbeiter beim Tagesabschluss vor und worauf ist bei der Übergabe des Bargelds an den Geldentsorger zu achten?

Fehler ausschließen

Wir sorgen dafür, dass Sie mit klar definierten Arbeitsschritten Fehler vermeiden und dazu Ihre Mitarbeiter vor möglichen Ansprüchen Dritter schützen. Dies gilt insbesondere für die nachträgliche Bearbeitung der Kassendaten in der Zentrale bei möglichen Differenzen.

Der Tipp: Klopft die Finanzbehörde zur steuerlichen Betriebsprüfung an die Tür, müssen die Kassendaten stimmen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig und vermeiden Sie so von Beginn an, dass sich der Fehlerteufel in die Kassenbücher schleicht.

Übersichtlich und verständlich

In detaillierten Schaubildern haben wir alle wichtigen Verfahrensweisen aufgeführt und dazu in einem weiteren Kapitel alle technischen Voraussetzungen für einen reibungslosen Betrieb unserer Kassen sowie der Warenwirtschaft benannt. Dort haben Sie alle Daten digital gespeichert, unveränderbar archiviert und für die Finanzbehörden damit immer griffbereit. Unter der Voraussetzung, dass Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen Dokumenten und Daten gewahrt bleiben, dürfen diese digital verarbeitet werden.

Hintergrund zur Verfahrensdokumentation

Wesentliche Voraussetzung für die progressive und retrograde Prüfbarkeit (§ 145 Abs. 1 S. 1 AO) im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen ist die Verfahrensdokumentation der Kassensysteme.

Unsere Muster-Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt die grundlegenden Prozesse und Maßnahmen, nach denen jede Bäckerei arbeitet,  beschreibt den kompletten technischen Prozess des digitalen Datenverkehrs und der Archivierung sowie die Gewährleistung der maschinellen Auswertbarkeit wie auch die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung der Datenbestände.

Konform mit allen Vorgaben

Unsere Muster-Verfahrensdokumentation ist ausgerichtet auf die spezifische technologische Systemstruktur der Kassentechnik und Peripherie. Sie wurde aus der aktuellen Praxis unter Berücksichtigung des Gesetzes zum „Schutz vor Manipulation von digitalen Grundaufzeichnungen“ von einem Team der Samuelson Kassensysteme GmbH erstellt.

Das ABC der Kassensicherheit

Ein Überblick: Das ABC der Kassensicherheit

Die wesentlichen Punkte im ABC der Kassensicherheit, also bei Abwehr von Angriffen und Vermeidung zentraler Sicherheitsrisiken, betreffen drei Aspekte: Erfassung und Aufbewahrung der Kassendaten sowie deren Prüfbarkeit durch die Finanzbehörden. Wir räumen mit Missverständnissen rund ums Thema Sicherheit von PC-Kassenlösungen auf und erläutern, was Sie beachten müssen.

Ordnungsgemäß buchen

Allein um Umsatzschätzungen zu umgehen, ist jeder Unternehmer gut beraten, jeden Geschäftsvorfall akkurat zu verbuchen. Das bedeutet konkret: vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet. Betroffen von dieser Definition ist übrigens auch die fristkonforme Aufbewahrung der Buchungsdaten.

Profitipp: Sorgen Sie dafür, dass die Daten zu jeder Buchung oder Aufzeichnung jederzeit verfügbar und für das Finanzamt einsehbar und lesbar sind.

Sicherheit von PC-Kassenlösungen wird gestärkt

Das ab 2020 greifende Gesetz zum Manipulationsschutz von Kassensystemen legt die Grundlage für zeitgemäße Prävention. Die absolut sichere PC-Bäckereikasse wird bei ausreichend betrügerischer Energie wohl nie realisiert, der nun eingeschlagene Weg mit dem künftig vorgeschriebenen einheitlichen Sicherheitsmodel führt aber nah an dieses Ziel.

Eigener Verantwortung nachkommen

Eins ist sicher:  Änderungen an Aufzeichnungen vorzunehmen, die den ursprünglichen Inhalt so manipulieren, dass die Finanzbehörde diesen nicht mehr nachvollziehen kann, ist verboten. Sie tragen die Verantwortung, dass jede Buchung exakt eingegeben wird – ansonsten greifen die ausgereiftesten Sicherheitsmaßnahmen und Technologien nicht. Tricksereien beugt künftig zudem ein herstellerunabhängiges Modul vor, das auf Basis einer elektronischen Signatur alle anfallenden Buchungen codiert aufzeichnet.

Kombination diverser Vorkehrungen

Die Verknüpfung dieses Moduls mit einem Speicherriegel und einer digitalen Schnittstelle macht eine Manipulation der registrierten Daten im Nachhinein so gut wie unmöglich – und zwar während der gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist.

Derzeit läuft die Zertifizierung dieser Sicherheitseinrichtung beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Manipulationen sollten spätestens ab dem 1. Januar 2020 der Vergangenheit angehören.

Profitipp: Die Bemühungen des Gesetzgebers, elektronische Registrierkassen auf fälschungssichere Systeme umzustellen, werden deutlich verschärft. Setzen Sie auf eine leistungsfähige Kassenlösung erfahrener Profis.

Die konkreten Änderungen

Mit dem Stichtag sind Sie verpflichtet, für alle verwendeten Aufzeichnungssysteme die zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu verwenden. Betroffen sind alle Vorgänge, die Ihre Vermögenszusammensetzung verändern; Abverkauf, Geldentnahme und Aufnahme einer Bestellung.

 

 

Prüfung wird vereinfacht

Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) basiert auf der bewährten Taxanomie des Deutschen Fachverbands für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA). Um den Datenexport zum Finanzamt zu gewährleisten, müssen Sie der Behörde jede Kasse melden, damit diese das Prozedere auf die Vorschriftsmäßigkeit prüfen und bei Bedarf Daten importieren kann.

Dass Sie jede einzelne TSE wie vorgeschrieben einsetzen und registriert haben und diese auch über ein gültiges Zertifikat verfügt, kann durch die Anmeldung aller Aufzeichnungssysteme sicher und schnell nachvollzogen werden.

Nachvollziehbar erfassen, unveränderbar abspeichern

Kassensicherheit bedeutet, dass eine nachträgliche Manipulation der gespeicherten Daten unmöglich ist. Die Kassensicherungsverordnung geht aber noch einen Schritt weiter. Sie sind ebenso gehalten, Maßnahmen zu ergreifen, die eine korrekte Erfassung garantieren und überprüfbar machen. Das bedeutet, Ihre Mitarbeiter sind verpflichtet, zu jedem Verkauf einen Beleg auszustellen – und zwar unabhängig davon, ob ein Kunde dies wünscht oder nicht.

Profitipp: Sorgen Sie dafür, dass der Beleg auch digital kontrollfähig ist. Dann sparen Sie den Ausdruck, sofern der Kunde diesen nicht ausdrücklich einfordert.

Jeder Geschäftsvorfall wird so sicher und nachvollziehbar dokumentiert: Mit der Belegpflicht wird eine effektive Steigerung der Sicherheit von PC-Registrierkassen einhergehen.

Basis für Verifikation legen

Das zuständige Finanzamt kann künftig beispielsweise am Signaturwert auf dem Beleg schnell erkennen, ob Sie als Unternehmer dabei Vorgaben wie Integrität und Authentizität einhalten, denn als weiteren Baustein im ABC der Kassensicherheit beinhaltet der verpflichtend zu erzeugende Beleg die notwendigen Daten für eine Verifikation durch die Steuerbehörden.

Profitipp: Entscheiden Sie sich für eine Lösung, bei der direkt ein QR-Code auf den Beleg gedruckt wird und nicht nur Zahlenkolonnen. Das erleichtert die Arbeit der Finanzbeamten.

Positive Effekte für Unternehmen

Mit den Neuerungen und dem verstärkten Manipulationsschutz wird das ABC der Kassensicherheit metaphorisch um ein paar Buchstaben erweitert. Doch die Vorteile betreffen weitere Bereiche; denn mit den anstehenden Änderungen wird auch die 2018 eingeführte Kassennachschau deutlich simpler und schneller – also um ein Vielfaches effektiver ablaufen. Bei einer Betriebsprüfung profitieren Sie davon unmittelbar.

Wie eine mögliche TSE-Lösung aussieht

Sorgen Sie sich nicht um die Sicherheit Ihrer Kassen und vertrauen auf die Erfahrung von Profis. Bei den zur Verfügung stehenden Lösungen benötigen Sie lediglich einen USB Stick pro Filiale, der an die Kasse gesteckt und einmalig aktiviert werden muss. Durch die Eingabe der USt.-ID erhalten Sie beispielsweise ein Zertifikat, das dann mehrere Jahre gültig ist. Um eine sichere Kassenführung zu gewährleisten, ist der Aufwand für Sie also denkbar gering.

Hindernisse aus dem Weg räumen

Zum Thema Kassensicherheit gehört auch, dass die Rahmenbedingungen stimmen, damit Ihr Unternehmen keine unnötigen Hürden in den Weg gestellt bekommt. Grundsätzlich tun Sie gut daran, alle Vor- und Nachteile einer TSE-Cloudlösung individuell an Ihre Unternehmenssituation angepasst genau abzuwägen. Etwaigen Verzögerungen in den Abläufen durch mangelnde Internetanbindung gilt es rechtzeitig vorzubeugen, zumal die Signierung bereits vor Bonabschluss zu erfolgen hat.

Profitipp: Gerade bei Hochgeschwindigkeitskassen von Bäckern vermeiden Sie nicht hinnehmbare Nachteile, wenn sichergestellt ist, dass ein schnelles Internet generell verfügbar ist.

Sicherheit von Registrierkassen

Wir räumen mit Unklarheiten auf: Was Sicherheit von modernen PC Bäckereikassen ausmacht

Sobald es zur Betriebsprüfung kommt, ist es von zentraler Bedeutung, dass die Kasse ordnungsgemäß geführt wurde – gerade in Betrieben mit viel Bargeldverkehr wie Bäckereien. Unklar ist dabei oft die Frage, was genau unter Sicherheit von modernen PC-Kassenlösungen überhaupt zu verstehen ist und wie diese erreicht werden kann.

Eine sicher arbeitende Kasse ist Ihre Absicherung und kann Ihnen jede Menge Ärger ersparen. Denn hat die Finanzbehörde etwas an der Korrektheit Ihrer Buchführung zu beanstanden, kann – und darf – sie den Umsatz schätzen; in aller Regel aber wirkt sich das zum Nachteil des Unternehmers aus. Liegen formelle oder sachliche Mängel an der Kassenführung vor, kann das Finanzamt in gravierenden Fällen sogar die Anerkennung der Buchführung ganz versagen, sie also verwerfen. Die Anforderungen, die eine Kasse erfüllen muss, damit sie als sicher gilt, leiten sich aus der Abgabenordnung ab.

Die Vorgaben im Detail

Unternehmer sind dem Gesetz zufolge verpflichtet, alle Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen stets vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Aber Achtung: Die Vorgaben betreffen sowohl die Erfassung der Daten als auch ihre fristkonforme Aufbewahrung.

Darüber hinaus hat eine Kassensoftware zu gewährleisten, dass keine Buchung oder Aufzeichnung während der vorgegebenen Zeit der Aufbewahrung so verändert wird, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr offensichtlich erkennbar ist und Korrekturen nachvollziehbar sind. Während dieser Frist sind Sie zudem gehalten, alle Daten jederzeit für das Finanzamt verfügbar zu halten und diese unverzüglich lesbar machen zu können.

Regeln werden verschärft

Bereits seit einigen Jahren verlangt der Gesetzgeber die Umstellung elektronischer Registrierkassen auf fälschungssichere Systeme. Ab 2020 wird für alle Aufzeichnungssysteme eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verbindlich eingeführt. Diese macht als einheitlicher Manipulationsschutz eine nachträgliche Änderung der Kassendaten unmöglich. Betont sei: Zentral für die Sicherheit einer Kassenlösung ist, dass einmal erfasste Vorgänge nicht im Nachgang geändert werden können, ohne dass dies zweifelsfrei ersichtlich ist.

Außerdem müssen moderne PC Bäckereikassen künftig eine aktuelle Verfahrensdokumentation nachweisen können. Eine solche Dokumentation beschreibt den vollständigen technischen Ablauf des digitalen Datenverkehrs und der Archivierung. Außerdem enthält die Dokumentation Angaben darüber, wie die maschinelle Auswertbarkeit und die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung der Datenbestände gewährleistet werden.

Daten dauerhaft fixiert

Doch nicht nur durch den Ausschluss nachträglicher Korrekturen an den erfassten Kassendaten definiert sich die Sicherheit von PC-Kassenlösungen. Zentral sind auch die Maßnahmen, die eine korrekte Erfassung aller Geschäftsprozesse erst garantieren. Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sieht deshalb unter anderem eine Belegausgabepflicht vor.

Pflicht zur Belegausgabe

Zur Steigerung der Sicherheit von PC-Kassenlösungen wird diese Belegpflicht maßgeblich beitragen, die ebenfalls 2020 kommt. Damit wird jeder Unternehmer zu jedem Geschäftsvorfall unaufgefordert einen Beleg ausstellen müssen, unabhängig davon, ob dies der Kunde wünscht oder nicht. Auf dem Beleg muss eindeutig und klar nachgewiesen werden, dass er korrekt erfasst wurde. Ist er kontrollfähig, darf der Beleg übrigens auch digital erstellt werden.

Eigenverantwortung gefragt

Ein Restrisiko für Betrügereien bleibt immer: Die Verantwortung, alle Geschäftsvorfälle exakt einzugeben, verbleibt letztlich beim Anwender – selbst die besten technischen Vorkehrungen einer sicheren Kassensoftware greifen nur, wenn auch der organisatorische Rahmen stimmig ist. Elementare Voraussetzungen für eine sichere PC Bäckereikasse werden mit dem ab 2020 geltenden neuen Gesetz zum Manipulationsschutz von Kassensystemen jedenfalls geschaffen.

Jede Kasse registrieren

Damit die Behörden effektiv kontrollieren und prüfen können, dürfen laut der dann geltenden Kassensicherungsverordnung Kassen nur noch mit einer zertifizierten TSE und einem entsprechenden Datenexport zum Finanzamt betrieben werden. Dafür muss jede PC Bäckereikasse angemeldet werden, denn nur dann ist überprüfbar, ob das System vorschriftsmäßig benutzt wird.

Auf die richtige Software setzen

Angriffe und wesentliche Sicherheitsrisiken, die eine sichere Kassensoftware zu unterbinden hat, liegen also in den Bereichen Erfassung, Aufbewahrung und Prüfung der Kassendaten. Eine smarte Lösung sorgt dafür, dass die Daten nach ordnungsgemäßer Erfassung fürs Finanzamt klar nachvollziehbar sind und unveränderbar gespeichert werden, damit auch keine Manipulation im Nachhinein möglich ist und die Behörde den Verlauf aller Geschäftsvorfälle jederzeit prüfen kann.

Milliardenschäden durch Kassenmanipulation

Nach wie vor entgehen dem Fiskus Milliardenbeträge durch systematischen Steuerbetrug mit Kassen. Wir haben Ursachenforschung betrieben und erörtern die Möglichkeiten, den Schaden zu umgehen.

Die Zahlen sind eindeutig: Systematischer Steuerbetrug mit manipulierten Registrierkassen ist ein durchaus verbreitetes, ernstzunehmendes Problem. Die zuständigen Behörden beziffern den so entstandenen Schaden für die Staatskasse auf bis zu zehn Milliarden Euro pro Jahr.

Um dem Problem für die Volkswirtschaft Herr zu werden, dürfen alle Kassen in Deutschland ab 2020 nur noch mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und einem entsprechenden Datenexport zum Finanzamt betrieben werden.

Kampfansage an Steuerhinterzieher

Mit dem neuen Gesetz zum Manipulationsschutz von Kassensystemen ist ab spätestens Januar 2020 ausgeschlossen, dass windige Unternehmer nachträgliche Veränderungen an den gespeicherten Daten vornehmen. Zudem gilt dann eine generelle Belegausgabepflicht für jeden Verkauf, den Sie tätigen. Die Belegausgabepflicht in Verbindung mit der TSE ermöglicht eine sofortige Prüfung auf Korrektheit bei Testkäufen der Kassennachschau.

Mit der neuen Gesetzeslage ändern sich aber die Rahmenbedingungen, das Problem der Steuerhinterziehung könnte bald schon ganz der Vergangenheit angehören. In Zukunft wird der Steuerbetrug unter anderem durch die Art der Erfassung jeder Transaktion und mit einer Standardisierung bei Form und Inhalt aller Einzelbewegungen sowie dem Tagesabschluss unmöglich gemacht.

Technik legt Betrügern das Handwerk

Der Bundesrechnungshof geht von einem jährlichen Schaden in der Höhe von bis zu zehn Milliarden Euro für die Allgemeinheit aus. Denn um ihre Einnahmen zum eigenen Vorteil zu manipulieren, erfassen manche Unternehmer Umsätze falsch oder schlicht und einfach gar nicht. Derzeit werden künftige Standards eingehend geprüft, um bundesweit mit manipulationssicheren Kassen den systematischen Betrug zu unterbinden.

Seit März 2016 entwickelte eine Arbeitsgruppe des Deutschen Fachverbands für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik (DFKA) eine entsprechende Taxonomie – mit dem Anspruch, den Austausch der Daten, das Archivieren, die automatisierte Weiterverarbeitung in der Buchführung und auch die hieb- und stichfeste Prüfung durch Finanz- und andere zuständige Behörden einfacher zu machen.

Chance auf Manipulation komplett nehmen

Es erhöht sich nicht nur der Verfolgungsdruck der Behörden durch deutlich erleichterte und damit viel schnellere Ermittlungen; das jetzige Konzept hat das Ziel, jede Möglichkeit für eine Manipulation an Kassen komplett auszuschalten und die Betrugsversuche schon im Keim zu ersticken. Nach den Plänen des Gesetzgebers wird also ab 2020 ein wasserfester Manipulationsschutz durch ein zertifiziertes Sicherheitsmodul in allen elektronischen Registrierkassen jedwede Änderung einmal gebuchter Vorgänge verhindern; konkret ermöglicht durch die Kombination eines einheitlichen, vom Hersteller unabhängigen Sicherheitsmoduls, das alle anfallenden Buchungen codiert aufzeichnet mit einem Speichermodul und einer digitalen Schnittstelle für die Finanzbehörden.

Feldversuch sorgt für Datenbasis

Aktuell wird das entwickelte Verfahren unter Praxisbedingungen getestet und die bei der Implementierung möglichen Herausforderungen genau untersucht. Unter der Schirmherrschaft des DFKA nimmt Samuelson gemeinsam mit Finanzbehörden und anderen Kassenherstellern an dem Feldversuch zur TSE teil. Neben der Beweisführung für die technische Machbarkeit sammeln wir dabei wichtige Praxiserfahrung und können auf dieser Grundlage den Herstellern der TSE sowie den Behörden möglicherweise noch vorhandene Lücken aufzeigen, damit diese bis Januar 2020 geschlossen werden.

Auf die passende Lösung setzen

Auch wenn nach dem Stichtag noch eine kurze Übergangsregelung für alle die nach 2010 gekauften elektronischen Kassen greift, für die eine Nachrüstung nicht möglich ist, empfiehlt es sich aber schon jetzt, auf eine zeitgemäße Kassensoftware zu setzen, die umfangreiche Kassen-, Warenwirtschafts- und Marketingfunktionen bietet. Auf PC-Kassen basierende Lösungen müssen ab 01.01.2020 alle Anforderungen erfüllen.

Expertise für Ihren Erfolg

Samuelson ist vorbereitet auf jede mögliche anstehende Entwicklung. In der DFKA-Arbeitsgruppe haben wir unsere Expertise für Sie noch weiter geschärft. Eines der Hauptziele unserer Anstrengungen dabei war, den Nachweis zu führen, dass die Taxonomie unter alltäglichen Bedingungen umsetzbar ist und die auf dieser Basis erhobenen Daten grundsätzlich tauglich sind für Betriebsprüfungen. Außerdem wurden in der Arbeitsgruppe die Interoperabilität verschiedener Systeme und der zu erwartende Gesamtaufwand bei Anwendung der Taxonomie mit TSE unter die Lupe genommen und exakt getestet.