Leidenschaft für guten Geschmack und perfekt organisierte Prozesse

Wenn sich ein Unternehmen nach 138 Jahren neu organisiert, erfolgt dies mit Bedacht – zumal es für extreme Sachlichkeit bei Entscheidungsprozessen bekannt ist. So geschehen im Jahr 2015 als sich die Bäckerei Hug in die Hug Gruppe AG umfirmierte. Darunter 3 Unternehmen in 3 Geschäftsbereichen, denn die unterschiedlichen Geschäftsmodelle sollten sich nicht vermischen – jedes sollte für sich funktionieren und rentabel sein. Heute versorgt „Hug“ in 5. Generation die Schweizer Kantone Luzern, Zürich und Zug:

  • mit der Hug Retail AG – dem Detailhandel mit Backwaren –,
  • der Hug Bäckerei AG – der Produktion und dem Vertrieb von Backwaren –
  • und der Wirzhaus AG – im Bereich der klassischen Gastronomie.

Problematik und Anforderungen

  • Noch vor der Aufteilung in 3 Unternehmen: Suche einer integrierten Lösung, um sich von den Insellösungen (Buchhaltungs-, Personal-, Qualitäts- und Kassensoftware) zu verabschieden
  • Ablösung von Abacus Software und HS Soft nach nur einjähriger Nutzung, da nicht alle Bedürfnisse erfüllt wurden – insbesondere in der Produktionsplanung
  • Zielsetzung: Vermeidung von Medienbrüchen in der Zeiterfassung und höhere Messbarkeit im Betrieb

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„Die Herausforderung war, eine Vielzahl an Prozessen in einem System abzubilden – und das maßgeschneidert für jedes unserer Unternehmen.“

Andreas Tobler, Geschäftsleiter Hug Bäckerei AG

Komplexität massiv reduziert – Prozessoptimierung in drei Schritten

Zur Bedürfnisdefinition und europaweiten Systemevaluierung wurde im Jahr 2009/10 ein erfahrenes Beratungsunternehmen hinzugezogen. Zu den Hauptkriterien zählten die Rezeptfähigkeit, die Branchenkompetenz sowie die Aufbaufähigkeit auf das etablierte Microsoft Dynamics NAV. Nach ausführlicher Evaluation und Referenzbesuchen bei Samuelson und Samuelson-Kunden in Berlin entschied sich die Hug Gruppe AG für BackShop und BackPro, die schrittweise bei der Hug Retail AG und der Hug Bäckerei AG eingeführt werden sollten.

Weil es in der Schweiz spezifische Module für die Finanz- und Lohnbuchhaltung gibt, erfolgte die Finanzbuchhaltung sowie SwissSalery in Microsoft Dynamics NAV – betreut durch den Schweizer Partner Aventit.

Chronologie der Kassenlösung und ERP-Anbindung

  • 2011, erster Schritt: Samuelson Lösung BackPro 4 für Einkauf, Rohstofflage inkl. Scannerlösung, Produktionsplanung und Schnittstelle zu Automation X; gefolgt von Lager- und EDI-Projekten. Vollumfänglich eingeführt wird die Kassenlösung Samuelson BackShop 1 in allen Hug Filialen.
  • 2015, zweiter Schritt bei Neustrukturierung der Gesellschaft: Hug Retail startet mit neuer Version von BackPro 8, geschäftsbedingt in funktionsreduzierter Form. Die Kassenlösung wird auf die neuste Version Samuelson BackShop 2 migriert.
  • Bis September 2016, dritter Schritt zur kompletten Digitalisierung: Die Hug Bäckerei AG migriert auf BackPro 8 und nutzt alle Vorteile des Ausbaus im Bereich Einkauf, Produktionsplanung, Kalkulation und Controlling

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„Wir wollten kein Unternehmen, bei dem alles von einem Entwickler abhängt, sondern wo wir immer jemanden haben, der uns kompetent zur Seite steht. Samuelson hat diese Größe, und das zahlt sich vielfach aus.“

Marcel Amstutz, Verantwortlicher ICT/System/Infrastruktur der Hug Gruppe AG

Hug Retail AG – wie der Detailhändler von Samuelson BackShop und BackPro profitiert

Der Schweizer Filialbäcker mit derzeit 9 Filialen setzt mit BackShop 2 auf eine Kassenlösung, die vielfältige Vorteile bringt und das Geschäftsmodell ideal unterstützt.

  • Alltagstauglich im Backend und Frontend: Die Kassenoberflächengestaltung mit ihrer Einfachheit und Flexibilität spart den Hug Mitarbeitern Zeit im Verkauf und im Bestellwesen.
  • Effiziente Prozessführung in den Filialen:Hier wurde die Komplexität massiv reduziert – der Fokus liegt auf Wareneingang und Bestellungen, produktionsspezifischen Module konnten ausgeklammert werden. Das Einkaufsmodul von Microsoft Dynamics NAV dient dazu, Bestellungen über Schnittstellen als digitale Dokumente zu verschicken.
  • Neue Möglichkeiten, Auftragsarten zu bestimmen: Aufteilung der Filialbestellungen in Bestellungen an bestimmte Zulieferer (Schokolade, Getränke etc.) – BackPro 8 läuft dabei im Hintergrund, als Backbone der Kassen und zur Verteilung der Bestellungen.
  • Typisch Schweiz – Unterstützung vielfältiger Zahlungsarten und Kundenkarten: Angenommen wird alles, von der Amex bis zur regionalen Tourismus-Kundenkarten. Gemeinsam mit Samuelson wurden Lösungen gefunden, wie Zahlungsarten optimal über die Finanzbuchhaltung abgewickelt werden.
  • Zeiterfassung und finanzielle Auswertungen: Controlling-Zahlen haben Hug sehr geholfen, das Unternehmen zu steuern. So können heute per Knopfdruck Deckungsbeitragsrechnungen für alle Filialen gezogen werden, um monatlich zu beurteilen, wo welche Filiale steht.

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„Die Aufteilung der Filialbestellungen an bestimmte Zulieferer ist für uns sehr wichtig, weil wir uns in erster Linie als Detailhändler verstehen, und nicht als Bäckereifiliale!“

Marcel Steger, Geschäftsleiter Hug Retail AG

Hug Bäckerei AG – ein unabhängiges Unternehmen, das auf die neue BackPro-Lösung von Samuelson setzt

Den Artikelstamm reduzieren, Altlasten loswerden, Produktionsprozesse sauber abbilden, die Qualität sichern – seit Einführung des ERP-Systems konnte die Komplexität deutlich reduziert werden.

  • Produktionsplanung zu 100% digital: Und damit auch die Fertigungsaufträge an die Produktion. Dazu wurde ein Großteil des Systems (seit Erstinstallation im Jahr 2011) übernommen, aber bereinigt um alles, was mit Detail- und Filialhandel zu tun hat – wie z.B. die Kassensteuerung.
  • Digitalisierung von Einkaufsprozess inkl. Rechnungskontrolle: Es war ein Meilenstein, diese Funktionen mit ins System zu integrieren, weil die ERP-Lösung hier viel zuverlässiger arbeitet als das menschliche Auge.

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„Unser Ziel ist es jetzt, ein erfolgreiches Konzept mit funktionierenden Systemen zu multiplizieren. Mit Samuelson haben wir den optimalen Partner an unserer Seite.“

Paul Philipp Hug, Verwaltungsrat Hug Gruppe AG

Personalplanung und Lohnkosten: In Zukunft kommt es auf jede Viertelstunde an

Ab September 2016 werden alle Hug Mandanten auf den gleichen Standard migriert sein, dann sind die Voraussetzungen für weitere Optimierung und weiteres Wachstum geschaffen. Im Zuge dessen werden auch Infrastrukturthemen wie spezielle Serverlösungen bedacht.

Auch das hat Priorität: Die Unternehmen der Hug Gruppe AG wollen besser werden in der digitalen Personalplanung. Jetzt, wo die ERPs optimal funktionieren, soll das MES (Manufacturing Execution System) unterbaut werden – d.h. Ablösung aller Kopierlisten und Steuerung der Prozesse in Backstuben ausschließlich über die Bildschirme. Gerade die Personalplanung ist in der Schweiz wegen sehr hohen Lohnkosten von existenzieller Bedeutung – zum Glück lässt sich mit Samuelson Lösungen jede Viertelstunde sauber planen.